Kho lưu trữ thông tin cá nhân

Tuân theo bộ luật bảo vệ thông tin cá nhân của chính phủ Nhật và phương châm của các sở ban ngành liên quan, Học viện tiếng Nhật quốc tế Nhật Bản (dưới đây xin gọi là Học viện) có những quy định về thông tin cá nhân của học viên như dưới đây:

1.Về thông tin cá nhân của học viên

Khi học viên có nhu cầu nhận các tài liệu liên quan đến hướng dẫn nhập học, Học viện sẽ xin thông tin cá nhân của học viên.

2.Về nội dung các thông tin cá nhân

Thông tin cá nhân là các thông tin giúp phân biệt giữa cá nhân này và cá nhân khác bao gồm: Họ và tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Giới tính, Ngày tháng năm sinh, Địa chỉ thư điện tử v.v... Ngoài ra, trong một số trường hợp,Học viện có thể sẽ yêu cầu học viên thêm một số thông tin khác.

3.Phương thức quản lí thông tin cá nhân

Các thông tin cá nhân được đăng kí của học viên sẽ được quản lí một cách an toàn bằng nhiều cách khác nhau như quản lí trên máy tính,quản lí trên hồ sơ , v.v...Các cán bộ nhân viên của trường sẽ tuân theo đầy đủ các quy trình và thủ tục về bảo mật thông tin cá nhân.

4.Về việc cung cấp các thông tin cá nhân

Học viện cam kết sẽ không để bất cứ một người thứ ba nào tiếp cận thông tin cá nhân nếu không có được sự đồng ý của bản thân học viên. Tuy nhiên trong một số trường hợp sau đây, học viện bắt buộc phải cung cấp thông tin cá nhân của học viên .

● Khi có sự yêu cầu từ phía pháp luật
● Trường hợp cần thiết để bảo vệ quyền lợi và tài sản
● Trong các trường hợp khẩn cấp để bảo vệ an toàn cá nhân cho học viên, v.v...
● Trong trường hợp phải tạo điều kiện cho các cơ quan nhà nước, các ban ngành đoàn thể hay người được ủy thác của các cơ quan đó thực hiện công việc được quy định theo Pháp luật.
● Khi cần thông báo về việc lựa chọn trường, kết quả nhập học hoặc khi có thông báo cần thiết. v.v...

5.Về việc đính chính, thay đổi các thông tin cá nhân

Trong trường hợp có sự nhầm lẫn hay có thay đổi thông tin cá nhân, hoặc trường hợp học viên có yêu cầu loại bỏ thông tin cá nhân của mình, sau khi xác nhận thông tin về bản thân người yêu cầu hay người được ủy quyền,Học viện sẽ tiến hành loại bỏ những thông tin ngoại trừ những thông tin phải lưu giữ theo qui định của luật pháp.

Một phần thông tin cá nhân sẽ được loại bỏ sau một thời gian nhất định. Bởi vậy, Học viện sẽ không thể đáp ứng những yêu cầu về cung cấp hay thay đổi phần thông tin cá nhân đã bị xóa đó.

6.Các thông tin cá nhân đã được lưu giữ trong quá khứ

Tất cả các thông tin về học viên của Học viện từ trước năm 2004 cũng được lưu trữ và quản lí dựa trên Quy định về thông tin cá nhân này.

7.Về việc thay đổi quy định về thông tin cá nhân

Học viện đang tiến hành xem xét và sửa đổi phương châm về xử lí thông tin về cá nhân này để giúp học viên yên tâm và tin tưởng hơn. Học viện sẽ sớm công khai phương châm về quản lí thông tin cá nhân sau khi được sửa đổi.